Scannen und alte Probleme der Datenarchivierung

[DAU_0815]

Ich habe beim gelangweilten Zeitvertreib in Coronazeiten gerade dieses Video gesehen, ja, ein alter Hut, aber doch relevant, wenn man alte Daten aus der Archivierung holt. In Firmen ist das ein gängiges Problem und wir haben natürlich wie viele Firmen nur Scanner von Xeros. Das hat mir sehr zu denken gegeben. Ich werde nie wieder Originale wegschmeißen, nie wieder.

Anbei ein kurzweilig zu sehendes Video vom CCC 2014. Viel Spaß beim Zuhören und Verstehen der Probleme beim Komprimieren

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youtube.com/watch/?v=7FeqF1-Z1g0

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[Albatros1]

Habe ich damals gesehen. Heute ist nun die Frage, welchen Daten kann man noch trauen.

 

[fotoman]

Ich habe beim gelangweilten Zeitvertreib in Coronazeiten gerade dieses Video gesehen, ja, ein alter Hut, aber doch relevant, wenn man alte Daten aus der Archivierung holt. In Firmen ist das ein gängiges Problem und wir haben natürlich wie viele Firmen nur Scanner von Xeros. Das hat mir sehr zu denken gegeben.

Wenn ihr solche Scanner nutzt und euer Xerox-Support/Vertrieb damals nicht darauf hingewiesen und die Firmware aktualisiert hat, dann ist die Supportfirma hoffentlich lange pleite.

Und genauso mussten die in eurer Firma dafür verantwortlichen bzgl. der Altdaten darauf reagieren. Sonst kann man sich die Angst heute auch sparen und darf schlicht keinem einzigen Dokument, das damals als PDF gescannt wurde, mehr trauen. In letzer Konsequenz könnte man dann sogar Angst um seinen Arbeitsplatz bekommen. Je nachdem, wie relevant die Daten sein könnten.

Ich werde nie wieder Originale wegschmeißen, nie wieder.

Was bei vielem Dingen genauso falsch ist wie das blinde Vertrauen auf irgendeinen Scan. Warum soll man Originale länger aufheben wie gesetzlich vorgeschrieben?

Wenn ich z.B. als Unternehmen Handwerkerrechnungen nur 10 Jahre aufheben muss, kann ich auch die Originale nach 10 Jahren vernichten. Privat noch viel früher, wobei ich dort noch nie einen Scanner hatte, der mir die Scandaten komprimiert übertragen hätte.

Die Story hatte ich schon fast wieder vergessen. Immerhin wird damit wieder klar, warum nicht nur unsere internen Vorgaben sondern auch Behördenvorgaben (insb. aus den USA) mittlerweile noch viel eindringlicher vorschreiben, dass bei der Digitalisierung von Dokumenten die menschliche Kontrolle (teils inkl. Unterschrift) gegeben sein muss. Wenn ich unterschreibe, dass der Scan dem Original entspricht, habe ich den Scan auch mit dem Original verglichen.

 

[DAU_0815]

Wenn ihr solche Scanner nutzt und euer Xerox-Support/Vertrieb damals nicht darauf hingewiesen und die Firmware aktualisiert hat, dann ist die Supportfirma hoffentlich lange pleite.

Das weiß ich alles nicht, ich werde Montag unsere Systemverwaltung fragen. Ich gehe davon aus, dass inzwischen natürlich Updates erfolgten, aber es geht mir um den Inhalt alter technischer Zeichnungen. Die haben genau das Problem der im Video beschriebenen Bauzeichnungen. Und wenn die Toleranzfelder verändert wurden, ist das dramatisch, geht es z.B. um die Nachfertigung von Ersatzteilen. Und wir haben alle Originalzeichnungen entsorgt, weil ja alles eingescannt wurde und wir quasi papierfrei arbeiten.

Es ging mir nur darum, dass ich gestern arg erschrocken war, wir man einen so "dämlichen" Komprimieralgorithmus verwenden kann.

 

[fotoman]

aber es geht mir um den Inhalt alter technischer Zeichnungen. Die haben genau das Problem der im Video beschriebenen Bauzeichnungen. Und wenn die Toleranzfelder verändert wurden, ist das dramatisch, geht es z.B. um die Nachfertigung von Ersatzteilen. Und wir haben alle Originalzeichnungen entsorgt, weil ja alles eingescannt wurde und wir quasi papierfrei arbeiten.

Klar ist das ganze relevant und eigentlich nicht hinnehmbar. Trotzdem wundert es mich, dass sich jemand bei einer solchen professionellen Dokumetenablage auf einen unkontrollierten Scanbetrieb verlässt. Dass Scanner/Kopierer, so lange sie in der EU zugelassen sind, das eingelesene Original analysieren müssen, sollte schon seit ca. 2004 bekannt sein (Kopieren/Scannen von Banknoten).

Ob im Scan einfach nur an einzelnen Stellen nicht lesbar ist oder gar falsche Daten enthält (auch wenn damit niemand rechnet), fällt nur auf, wenn man Original und Scan kennt und mit einander vergleicht.

Aber gut, die Gesundgeitsbranche mag dort traditionell mehr Vorsicht walten lassen (müssen). Bei uns gab es jedenfalls schon mit der Einführung der "elektronischen Kopie" als einziges Original die Vorschrift, dass der Ersteller des Scans diesen mit dem Original vergleichen muss und dann im Dokumentenverwaltungssystem (rechtssicher) elektronisch bestätigt, dass der Scan nicht nur lesbar ist, sondern auch inhaltlich dem Original entspricht.

Es ging mir nur darum, dass ich gestern arg erschrocken war, wir man einen so "dämlichen" Komprimieralgorithmus verwenden kann.

Ob der Algorithmus so "dämlich" ist oder ob er nur falsch implemeniert wurde, lässt der Vortrag für mich offen. Am Ende des Vortrags ist die Rede davon, dass der Bug schon 8 Jahren in der Firmware existierte. M.M.n. war das Kriterium zur Entscheidung, ob zwei Segment "ähnlich genug" sind, falsch implementiert und (entgegen dem Handbuch) bei den besseren Komprimierungsstufen nicht deaktiviert.