AW: Umstellung auf SEPA: Was Sie ab Februar bei Überweisungen, Lastschriften und Onlinekäufen beachten müssen
Das selbe "Problem" hatten wir hier in der Firma auch. Allerdings hat es uns sehr geholfen, früh genug damit anzufangen. Ich verstehe allerdings auch nicht, warum Ihr das manuell tun müsst? Habt Ihr niemanden in der Firma der das automatisieren kann? mit "mehreren tausend Kontonummern und automatisierten Buchungen" seid Ihr vermutlich ja kein 2 Mann Betrieb, oder?
Ansonsten halte ich das Ganze auch für überflüssig und wie Du richtiger weise sagst: Auf den Kosten bleibt man sitzen.
Ja unser Softwareanbieter hat uns die Software nach einer dreistündigen Schulung im Oktober zur Verfügung gestellt. Aufgrund der Komplexität der anderen Programme kann das Tool höchstens 50 % der Datensätze bearbeiten. Der Rest muss von Hand umgestellt werden. Zudem berechnet das Programm die IBAN + BIC wie sie sein
müssten, denn die Zusammensetzung ist nicht standardisiert.
Deshalb muss jeder Datensatz aus Haftungsgründen zu unseren Klienten, diese müssen die Sachen zur Kontrolle an Ihre Mitarbeiter weitergeben, die das Kontrollieren, an unsere Klienten zurückgeben. Die Klienten geben die Datensätze dann an uns zurück, damit der zuständige Bearbeiter die IBAN+BIC, durch Bestätigung mit seinem Namenskürzel, Datum und Uhrzeit freigibt.
Das war dann der Teil mit Programmunterstützung.
Da wir z.B. Bankbuchungen direkt von der Bank eingespielt bekommen, haben wir in unseren Programmen "Lerndateien" hinterlegt. Diese greifen auf die Infos wie Bankverbindungen und Buchungstexte zu um daraus die Buchungen für das Rechnungswesen automatisch zu generieren. Je detaillierter die Lerndatei, desto sicherer wird die Buchung erkannt und richtig verbucht. das SEPA-Verfahren schmeißt aber fast alle Bekannten Muster über den Haufen.
Die Lerndateien scheitern also an der Identifizierung des Vorgangs, die automatische Verbuchung kann nicht vorgenommen werden und der Mitarbeiter muss bei allen Dateien eingreifen. Um die Muster erkennen zu können, muss aber in einem Zeitraum von 2-3 Monate manuell gebucht und getestet werden.
Dadurch steigt die Bearbeitungszeit von ca. 5 Sekunden auf ca. 20-30 Sekunden. Das ist so gesehen noch nicht viel, aber wir reden, allein in unserer Branche, von mehreren
MILLIARDEN Buchungen!