PDF DSGVO konform bearbeiten

[BlackTiger4u]

Mal eine Frage in die Runde,

ich möchte weg vom Papier und daher alle erhaltenen Schriftstücke mit OCR Erkennung einscacnnen und irgendwann dann auch soweit sein, dass die Papier-Dokumente entsorgt werden können.

An vielen Schriftstücken muss ich jedoch Anmerkungen vornehmen, als digitale Lösung nutze ich hier den Foxit Reader mit der Kommentar-Funktion.

Jedoch verändere ich damit ja das ursprüngliche Dokument, bzw. kann eine Echtheit des Dokuments nicht gewährleisten? Ich kann zwar beim ausdrucken die Kommentare ausblenden, aber reicht das? PDF/A wäre natürlich die standardisierte Lösung zur Archivierung, aber da kann ich ja keine digitalen Anmerkungen mehr im Dokument platzieren.

Wie wird das bei Euren jeweiligen Unternehmen gelöst? Stehe im Moment mit einem großen Fragezeichen da..

 

[taks]

Jedoch verändere ich damit ja das ursprüngliche Dokument, bzw. kann eine Echtheit des Dokuments nicht gewährleisten? I

Welche Echtheit? Da du das Dokument ja selbst einscannst ist es nicht vom Versender sondern höchstens von dir selbst signiert. Oder verstehe ich die Frage falsch?

PDF/A wäre natürlich die standardisierte Lösung zur Archivierung, aber da kann ich ja keine digitalen Anmerkungen mehr im Dokument platzieren.

Schau mal hier ab Seite 56: https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2011/08/PDFA-in-a-Nutshell_1b.pdf

Wie wird das bei Euren jeweiligen Unternehmen gelöst? Stehe im Moment mit einem großen Fragezeichen da..

Wie wäre es damit das digitale Original zu behalten wie es ist und die Kommentar in einer "Arbeitskopie" zu verwalten?
Also eine Art Versionierung.

 

[fotoman]

Wie wird das bei Euren jeweiligen Unternehmen gelöst? Stehe im Moment mit einem großen Fragezeichen da..

Da werden (hoffentlich zertifizierte) oder wenigstens dokumentiert getestete Systeme zur Archiverung der Daten genutzt.
(1) bei der Archivierung bestätigt der Mitarbeiter per (rechtsverbindlicher) elektronischer Unterschrift, dass der Scan dem Original entspricht.
(2) Das digitale Original ist danach im System nicht mehr änder- oder löschbar (klar, wenn die Firma inkl. Backup-Standort abfackelt, bekommt sie halt auch dort ein Problem)
(3) Dokumente können (je nach Arbeitsablauf) jederzeit als neue Version archiviert werden (wieder mit dig. Unterschrift). Egal, ob da jemand Kommetare auf das PDF kritzelt, eine Kommentarfunktion nutzt, das Dokument ausdruckt, beschriftet und wieder einscannt.

Wie wichtig solche Schritte sind, hat vor einigen Jahren Xerox eindrücklich bewiesen

Scannen und alte Probleme der Datenarchivierung

Ich habe beim gelangweilten Zeitvertreib in Coronazeiten gerade dieses Video gesehen, ja, ein alter Hut, aber doch relevant, wenn man alte Daten aus der Archivierung holt. In Firmen ist das ein gängiges Problem und wir haben natürlich wie viele Firmen nur Scanner von Xeros. Das hat mir sehr zu...

extreme.pcgameshardware.de

Rein privat hatte ich noch extrem selten das Bedürfnis, Kommentare auf Originalen (oder Scans davon) zu hinterlassen, wenn ich diese länger aufheben muss (was privat schon nur selten vorkommt). Für mich gehören solche Dinge digital entweder in ein zusätzliches Dokument oder gleich in die Datenbank, mit der die Dokumente verwaltet werden (wenn man sowas nutzt). Sonst bleibt halt Originalscan und kommentierte Kopie und ich hätte privat immer das Problem, dass ich noch nicht einmal die Originalität des Ursprungsscans machweisen kann.

Aber, welche Dokumente im Privatbereich muss man wirklich über lange Zeit (> 3 Jahre) im Original aufheben? Mir fallen dort allenfalls Versicherungsverträge, ein Stammbuch und u.U. noch ein paar Eigentumsnachweise (Fahrzeugbrief, aber noch nicht einmal den Kaufvertrag für eine Immobilie) ein.

 

[BlackTiger4u]

Danke für Eure ausführlichen Anmerkungen @taks und @fotoman

Welche Echtheit? Da du das Dokument ja selbst einscannst ist es nicht vom Versender sondern höchstens von dir selbst signiert. Oder verstehe ich die Frage falsch?

Echtheit im Sinne von zukünftig den Anforderungen des "ersetzendes scannen" zu entsprechen, um die Papierdokumente entsorgen zu können.

Danke auch für das Dokument zwecks PDF/A und Kommentare. Ist ja doch möglich, auch wenn nur eingeschränkt. Gerade das Text Highlighten und Stempel sind eigentlich eine schöne Sache. Auch das ausblenden der Kommentare geht dann leider verloren.

Im Moment habe ich nur die Windowseigene Versionierung der Laufwerke aktiv + Backup des Servers an externen Ort. Mit einem separaten DMS habe ich mich noch nicht beschäftigt (beschäftigen wollen).

Wie wichtig solche Schritte sind, hat vor einigen Jahren Xerox eindrücklich bewiesen

Den Beitrag kenne ich auch, meine Canon MF4xx und MF5xx Geräte tauschen hoffentlich keine Zeichen aus (Komprimierung ist nicht auf hoch eingestellt).

Zusammenfassend wäre es wohl am einfachsten die Papier-Originale einfach aufzubewahren. Eventuell alternativ ein Scan der Datei als PDF/A (welche dann nicht mehr angefasst wird) und der Kommentierungsprozess mit Stempel etc. wird dann in einem Duplikat vorgenommen. Zwei Dateien deswegen, da ich kein richtiges DMS nutze.

 

[taks]

Echtheit im Sinne von zukünftig den Anforderungen des "ersetzendes scannen" zu entsprechen, um die Papierdokumente entsorgen zu können.

Bevor du dich an die technische Umsetzung machst, sollte erstmal das grundsätzliche Konzept stehen. Welche Dokumente werden digitalisiert, wer hat welche Rechte, wie lange müssen/dürfen welche Dokumente aufbewahrt werden, wie kannst du sicherstellen, dass die Originale nicht bearbeitet werden, etc...
Und wie das Ganze behandelt wird hängt natürlich von der Art der Dokumente ab. Alles mit ner Unterschrift drauf, sollte in Papier erhalten bleiben, aber können natürlich zum einfacheren Handhaben auch digitalisiert werden.
Zur technischen Umsetzung würd ich dir dringend zu einem DMS raten. (Nur) So kannst du Benutzerberechtigung, Versionierung, Schutz vor Spionage/Verschlüsslungstrojanern, etc. halbwegs ordentlich verwalten.

 

[fotoman]

Wie wird das bei Euren jeweiligen Unternehmen gelöst? Stehe im Moment mit einem großen Fragezeichen da..

Da ich gerade zufällig darüber gestolpert bin. Wie zu erwarten gibt es für Unternehmen in Deutschland entsprechende Vorschriften, insb. im Bezug auf steuerrelevante Daten:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – Wikipedia

de.wikipedia.org

oder in einer etwas lesbareren Form:

Digitale Archivierung: Wie Sie GoBD-konform archivieren

Unternehmen, die Dokumente digital archivieren, müssen sich auch an gesetzliche Vorgaben halten. Hier lesen Sie, wie Sie sich GoBD-, DSGVO- und GeschGehG-konform verhalten.

www.computerwoche.de

Die Anschaffung eines Scanners und die Ablage auf dem unternehmenseigenen Server-/Speichersystem sind regelmäßig nicht ausreichend.
....
Alle Unterlagen ... sind in einem Ordnungssystem mit Indexierung aufzubewahren. Eine bloße Ablage in einem Dateisystem genügt nicht.
....
Die elektronische Archivierung muss die Unveränderbarkeit sowie Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Dokumente sicherstellen. Finden Veränderungen statt, müssen diese protokolliert werden.
....
Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist und keine gesetzlichen Gründe dagegen sprechen.

Als Fazit: ohne ein entsprechendes DMS ist sowas nicht rechtskonform möglich.