Office Problem bei Formatierung

Hallo Leute,

folgendes:
bei mir auf der Arbeit habe ich einen NAS Cloud Server für die Mitarbeiter eingerichtet(um Daten miteinander auszutauschen und zu überarbeiten).
Bis jetzt hat auch alles super funktioniert JEDOCH gibt es ein Problem:

bei einem Tagesprotokoll (das die Mitarbeiter erstellt haben) gibt es bsp. unter dem Abschnitt "To-Do" ein Feld, dass erstellt wurde, wo dann die Einträge zu "to-do" sind.
Wenn ich jezt die Datei ausdrucken möchte, sieht man die Einträge unter "to-do" nicht.
Der ganze Inhalt der Box hat auch merkwürdigerweise Punkte unter den Sätzen und Wörtern.

Ich habe anschließend herausbekommen, dass man unter Formatierung alles auf Standard auswählen muss., damit der Text ausgedruckt wird
Um das ganze besser zu verstehen, hier ein Bild:
Bilder-Upload - Kostenlos Fotos hochladen und ins Netz stellen

Wie man sieht ist oben in der Box diese Punkte nicht vorhanden
In der unteren Box wider rum sind Punkte.

Meine Fragen an euch:

1.)Wie kann ich es in Zukunft verhindern, dass so etwas wieder passiert? sprich das die Mitarbeiter nicht so etwas wieder erstellen
2.)Wie kommt es, dass überhaupt ein Inhalt der Box so und die andere Box so ist?
Danke

MfG