Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Hallo zusammen,

ich bin bei dem folgenden Thema mehr oder weniger blind und benötige eure Hilfe.

Es geht um folgendes: mein Chef hat eine zweite kleine Firma, bei der ich und eine weitere Person mitarbeiten. Die Firma besitzt auch eine eigene Domain, ist aber derzeit bei einem Provider geparkt und nicht öffentlich einzusehen. Die Domain ist quasi nur dazu da, damit wir eine Email-Adresse haben. Ist das so halb verständlich?

Was er gerne hätte, und dies ist mein Recherche-Auftrag, ist eine eigene, leicht zu managende Möglichkeit selbst einen Server, die Domain usw. zu "warten". Auf diesem Server sollen sowohl die Domain, die Email-Adressen, Dokumente etc. gelagert/gespeichert werden. Ist das halbwegs verständlich formuliert?

Er hat von einem Bekannten erfahren, dass dieser MacOS Server auf einem iMac aufgesetzt hat und dort seine Mails, Dokumente usw. organisiert. Mein Chef besitzt ausschließlich Apple-Geräte (iPhone, iPad, MacBook usw.) und daher wäre das wohl eine Option. Mir fällt aber u.a. auch Microsoft mit einer Cloud-Lösung ein. Ansonsten habe ich quasi keine Ahnung, welche Optionen es sonst noch so gibt.

Er möchte eigentlich keinen IT-Support zukaufen. Das ganze soll ähnlich wie z.B. Office365 funktionieren. Installieren, jährlich oder einmalig irgendwas zahlen, Outlook ist eh dabei, OneDrive als Archivsystem in der Cloud.

Vom Budget her sind wir nicht gebunden. So ein iMac kostet in der größten Version ca. € 4.000 und das wär sicher kein Problem. Auch jährliche Abonnements-Kosten sind mal grundsätzlich kein Problem.

Ich persönlich würde ja irgendeine Cloud-Lösung bevorzugen, am liebsten bei einem großen Unternehmen. Geld spielt mehr oder weniger keine Rolle und es muss durch mich administrierbar sein.

Könnt ihr mir da weiterhelfen?

Danke und Liebe Grüße
Vilden

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Hallo Vilden,

also so wie ich das verstehe, soll dieser "Server" Standorttechnisch bei euch in der Firma stehen?
Diese ganze Geschichte mit MacOs Server würde ich direkt vergessen. Ein iMac, Macpro und wie die alle heißen sind rein von der Hardwareaustattung schon nicht als "Server" in einem Produktionsumfeld geeignet.

Hierzu einmal ein paar Fallbeispiele:

1.Ausfallsicherheit Datenspeicher
Was macht dein Chef wenn die Festplatte im Mac abraucht? Dadurch keine Mails mehr versendet werden können und kein Zugriff auf Daten mehr möglich ist?
Da ein iMac nunmal keinen richtigen Raid Controller verbaut hat, wird es hier sehr schwierig einen "ausfallsicheren" Datenspeicher zu realisierren

2. Verfügbarkeit für Kernressourchen(Mail, Kontakte etc...)
Wie willst du, falls der Mac ein Problem hat (Mainboard Defekt etc...) eine saubere Mail Kommunikation garantieren?
Schnell mal einen neuen kaufen und alles umbauen kann da schon zu lange dauern.

Nun zu den Grundsatz-Herrausforderungen
-Verfügt euer Internetanschluss über mindestens eine Statische IP Adresse (ohne das wird das setzen der MX und SPF Records die zwingend notwendig sind für Mailversand im DNS nicht richtig möglich sein)
- gibt es eine Art "Notstromversorgung" USV oder ähnliches am Standort?
- Wie sind die Service Level Agreements bezüglich Ausfall eures Internetanschlusses?
-Welche Art von Daten sollen auf dem Server gespeichert werden? Wie kritisch stufst du diese Daten in Bezug auf Datenschutz ein?


Das sind fast alles wichtige Fragen die auf die spätere Erreichbarkeit des Systems abzielen.
Denn sobald mal die Emails nicht versendet werden können oder nicht auf den Netzwerkspeicher zugegriffen werden kann, ist die "heulerei" groß.



Was würde ich dir raten:
Mail & sonstige Kommunikation über Office 365
Webpräsenz via Managed Hosting
Netzwerkspeicher zB. über Nextcloud oder AWS oder auch oneDrive (vorrausgesetzt das ist mit der Art der Daten vereinbar)
Somit muss sich dein Chef im Ernstfall nicht selbst an die Nase greifen, und kann Regressansprüche an die oben genannten Provider weiterleiten.


Falls dein Chef jedoch auf eine eigene Infrastruktur besteht :
- Mindestens zwei Server im Hochverfügbarkeits-Verbund
-Notstromversorgung (USV etc...)
- Backupserver im besten Fall an einem anderen Standort
-Einen Buissness Internetanschluss mit garantierter Uptime
-Einen klimatisierten Raum
-Eventuell eine Feuerlöschanlage

Hier würde ich auf jeden Fall ein Systemhaus mit dem Bau und der Wartung beauftragen.
Ohne dir jetzt zu nahe zu treten ist so ein Konstrukt meiner Meinung nach nicht durch dich administrierbar.
So etwas kann dann auch gleich sehr sehr teuer werden. 10000-30000 Euro sind da schon realistisch. Natürlich hängt das ganze auch vom gewünschten Verfügbarkeitsgrad ab.
Je mehr stellen hinter dem Komma der 99.xxx Verfügbarkeit desto teurer wird es. Ich kann hier nur von meinem Arbeitgeber ausgehen. Wenn wir bei uns(50 Personen Betrieb) für einen Tag keine Mails versenden können, entsteht schon ein enormer finanzieller Schaden. Hätten wir so eine Lösung wie sich dein Chef wünscht und wir ne Woche keine Mails versenden könnten und nicht auf unsere Daten zugreifen könnten, kommt das einem finanziellen GAU gleich.



Diese MacOS-Server Geschichte ist für mich jedoch ganz weit von einer Produktiven Umgebung entfernt. Sowas würde ich mir noch nicht einmal daheim aufbauen.
Alles in Allem kann ich dir auch nur zu einer Cloud basierten Lösung raten.
Lediglich der Netzwerkspeicher-Teil könnte auch relativ einfach mit einer guten NAS und einem Cloud Backup sehr einfach realisiert werden.

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Hi,

danke für dein Feedback shorty.

Jetzt kann ich meine Anforderungen auch etwas besser ordnen.

Im Grunde ist eine einfache Lösung gesucht. Die Daten von denen wir reden wird sich auf stinknormale PDFs, Excel-Tabellen, Outlook-Archivdateien, Bilder, Videos usw. belaufen. Verträge, also wichtigere Dokumente wären dort auch abgelegt. Es brauchen aber keine besonderen Programme (SAP o.ä.) drauf laufen. So wie ich das sehe, könnte das durchaus mit Office 365, respektive OneDrive funktionieren. Das kostet 12 CHF pro Benutzer pro Monat - also Office 365 Premium. Das sollte eigentlich passen oder?

Zum Thema Website/Mail-Adresse muss ich vielleicht noch einmal präzisieren. Es existiert quasi keine Website, die Mail-Adresse ist aber "vilden@firma.ch". Aktuell wird der Mailserver (oder wie auch immer das heißt) über upc.ch gehostet, läuft aber mies. Emails gehen teilweise nicht durch, auch ohne große Anhänge. Dort wäre eine Cloudlösung, sofern dies überhaupt möglich wäre, zu bevorzugen.

Beim Thema "selbst administrierbar" ziele ich auf mehr oder weniger banale Dinge ab. Etwas was man googlen kann. Wenn bei meinem Chef das MacBook streikt, werde ich gerufen und darf das lösen. Die Office-Lizenzen, das OneDrive usw. würde ich dann verwalten.

Statische IP-Adressen wird es ziemlich sicher auch nicht geben. Wir steigen alle über normales Internet ein, das muss auch von überall möglich sein. Irgendwelche besonderen Oberflächen wie es sie bei vielen Firmen über Remotedesktops gibt, brauchen wir auch nicht.

Eigentlich brauchen wir nur die Office-Produkte, diesen Mail-Host, Speichermengen aka Datengrab und es muss zwingend mit Apple-Produkten (iMac bzw. alle iOS-Produkte) nutzbar sein. Cheffe wird sich da nicht mehr umstellen. Es soll alles möglichst einfach aufzusetzen und zu "warten" sein.

LG
Vilden

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Guten Morgen Vilden,

mit diesen Zusatzinformationen kann ich dir nur raten auf keinen Fall einen Server für Mailkommunikation bei euch in der Firma bereitzustellen.

Ich würde das wie folgt machen:
Mails über Office 365

Webseite via Managed Hosting
Hier gibt es viele Anbieter...Da ihr noch keine Webseite habt, würde ich das in Kombination mit dem Hosting beauftragen.
Also such dir einen Anbieter der euch eine Webseite baut und diese auch gleich noch bereitstellt.
Empfehlen kann ich dir hier nur das hier:
https://global-communication.de
Ist ne Firma zwei Käffer von meinem Wohnort entfernt. Die leisten gute Arbeit.
Oder du suchst dir was in deiner Nähe. Wie gesagt hier gibt es viele Möglichkeiten.

Datenspeicher:
DiskStation DS918+ | Synology Inc.
Ich kenne mich leider nicht sehr gut mit diesen Fertig NAS Systemen aus da ich für mich immer alles selbst baue.
Wenn es hier was besseres(den Geheimtipp) gibt dann kann man mich gerne verbessern.
Als Platten würde ich je nach Platzbedarf WD RED's oder auch WD Enterprise Platten empfehlen.
Die NAS würde ich mit einem Raid5 konfigurieren und noch eine Extra Platte als Cold Standby kaufen.
In Sachen Mac Kompatibilität....nunja....MacOSx unterstützt ja auch SMB wie eigentlich fast jedes Betriebssystem heut zutage.
Somit sollte das kein Problem darstellen.

Backup
Die Synology unterstützt meines Wissens nach auch Azure Backup. Somit könntest du die Backups einfach in die Microsoft Azure Cloud auslagern.
Oder du nutzt diesen Anbieter
BackUup Den habe ich für ein Ähnliches Projekt in der Firma meines Onkels genutzt.

Für die Bereitstellung von Daten für Kunden (Externe Bereitstellung) bietet sich OneDrive ja perfekt an.

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Vilden schrieb:

Zum Thema Website/Mail-Adresse muss ich vielleicht noch einmal präzisieren. Es existiert quasi keine Website, die Mail-Adresse ist aber "vilden@firma.ch". Aktuell wird der Mailserver (oder wie auch immer das heißt) über upc.ch gehostet, läuft aber mies. Emails gehen teilweise nicht durch, auch ohne große Anhänge. Dort wäre eine Cloudlösung, sofern dies überhaupt möglich wäre, zu bevorzugen.

Zum Vergrößern anklicken....

Ich hab das "Smart" Hosting von hostpoint.ch und bin ziemlich zufrieden damit.
Die Daten in die Cloud stellen würd ich davon abraten. Wenn mal was mit dem Internet ist ist man völlig aufgeschmissen.
Höchstens das Backup der lokalen Daten in die Cloud (oder z.B. hostpoint)

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Super, vielen Dank für eure Hilfe!


Das mit den Daten in der Cloud ist so eine Sache. Wir arbeiten ja nicht dauerhaft im Office, sondern sind immer mal wieder unterwegs. Von daheim müssten wir auch arbeiten können. Privat nutze ich ja auch OneDrive und komme damit gut klar. Internetverfügbarkeit ist eher nur ein kleines Thema. In der Schweiz hat man keine Probleme, in Österreich und Deutschland gibt es zumindest in weiten Teilen 3G/4G und unsere Handyverträge erlauben unbegrenztes Roaming. Damit können wir unsere Handys als Hotspots nutzen.

Allerdings ist ein Synology-System sicher denkbar. Privat hatte ich das mal. War im heimischen Netzwerk angeschlossen und ich hätte sogar von unterwegs zugreifen können. Da stellt sich mir allerdings die Frage, ob ich auch von unterwegs mit dem iPhone/iPad drauf zugreifen kann. Und vor allem: wenn ich kein Internet unterwegs habe, ist es ja egal, ob die Daten in der Cloud oder auf einem NAS/Synology-System liegen oder? Ich könnte eh nicht drauf zugreifen.

Beim Thema Website interessiert eine eigene gestaltete Website nicht. Da geht es nur darum, dass wir den Firmennamen in der Email-Adresse zeigen können, ansonsten ist das egal. hostpoint.ch klingt aber gut.

Den Mail-Exchangeserver kann man auch direkt bei irgendwelchen Hostern auslagern oder wie funktioniert das?

LG
Vilden

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Ich würde euch davon abraten, einen solchen Server bei euch lokal im Unternehmen laufen zu lassen.

Der Grund ist einfach der, dass ihr euch dann um die Sicherheit kümmern müsst, und das lohnt bei 3 Mitarbeitern einfach nicht wie ich finde.

Das größte Problem ist erstmal Datensicherheit.
Gegen eine kaputte Festplatte kann man sich noch mit einem Raid absichern, aber was, wenn jemand versehentlich eine wichtige Datei löscht?
Oder einer dieser Viren, die ganze Ordner verschlüsseln um ein Lösegeld zu erpressen.

Da braucht man Backups, am besten außerhalb der Firma (sonst sind bei einem Brand wieder alle Daten weg).

Ich weiß natürlich nicht, wie wichtig die Daten für euch sind, aber das einfachste ist es einfach das von einer Firma übernehmen zu lassen, die sowas kann.


Wie viel Speicherplatz braucht ihr tatsächlich?

Der Einfachheit halber würde ich einen Managed-Server bei einem großen Hosting-Anbieter vorschlagen, sowas z.B: Managed Server von STRATO: Dedizierte Server mit Service

Wenn du sagst, dass ein Mac für 4000€ kein Problem ist, dann sollten monatliche Kosten von ~70€ auch nicht zu sehr ins Gewicht fallen. Ist über die Jahre wahrscheinlich sogar billiger, der Mac hält ja auch nicht ewig.

Vorteil: Der Hoster betreibt den Server inklusive Sicherheitsupdates etc, bei technischen Problem kümmert sich ebenfalls der Hoster und auf euch kommen keine Zusatzkosten durch defekte Hardware zu. Der Hoster kümmert sich um regelmäßige (tägliche?) Backups.

Als Cloudsoftware würde ich dann OwnCloud bzw Nextcloud empfehlen. Die haben auch Apps für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte, die Einrichtung ist einfach und das ganze ist sicher, ohne dass man alle seine Daten den großen Datenkraken anvertrauen muss.

Außerdem kümmert sich der Hoster dann auch um eure E-Mails, von einem eigenen Mailserver rate ich bei 3 Mitarbeitern definitiv ab, wenn ihr nicht tausende Mails an Kunden verschickt.

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Also Ja,
Du kannst eine Synology auch so konfigurieren das sie von Extern erreichbar ist.
Natürlich musst du für den Fall das du auf dem Handy keinen Empfang hast vorsorgen
und die benötigten Daten vorher auf deinem Gerät speichern. Bedenke hier jedoch die Limitierungen des Betriebssystems von Apple.
Durch die bei Apple vorhandene "Kapselung" der Apps und deren Daten kann das eventuell zu nervigen Verhaltensweisen führen.

Beispiel:
Du lädst dir ein Word Dokument auf dein iPhone via Synology App. Dieses Dokument kannst du nicht direkt in Office 365 fürs iPhone öffnen.
Du musst diese Word Datei erst zu der App Office365 kopieren. Danach kannst du diese Kopie bearbeiten. Möchstest du diese Kopie nun wieder auf deine NAS packen musst du eine Kopie für die Synology App bereitstellen. Und schon hast du zwei mal das gleiche(ähnliches) Word Dokument auf der NAS liegen. Das ist dem Sicherheitskonzept von Apple geschuldet und lässt sich nur mit einem Wechsel auf Android lösen. Datenkommunikation zwischen unterschiedlichen Apps ist auf dem iPhone halt schwierig.

Wie schon erwähnt kannst du die Mailkommunikation via Office 365 realisieren.
Das bedeutet nicht das deine Mail Adresse mit @ Outlook.com enden muss. Du kannst auch die hostpint.ch Domain dafür verwenden. Im Buisnessbereich ist das normalerweise kein Problem. In meiner Firma läuft das auch so. Dafür musst du nur auf deinem DNS Server die passenden Einstellungen(setzen von MX und SPF Records) tätigen und schon kannst du via Office365 unter einer hostpoint.ch Adresse Mails verschicken. Das kann dir aber auch noch genauer von Microsoft erklärt werden.

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Hallo und danke für euren Input,

habe meinem Chef die Themen mal erklärt bzw. dies versucht und er sagte mir, dass er schon eine lokale Lösung inkl. Cloud-Backup bevorzugt.

Er hat einen Bekannten, der (so glaubt er) einen iMac im Office stehen hat, auf welchem Daten (Dokumente, Dateien, bla) gespeichert sind. Teile der Ordnerstruktur werden täglich (einmalig oder mehrfach - keine Ahnung) mit der Cloud (wohl iCloud) synchronisiert. Bestimmte Ordner und Dokumente werden nicht in die Cloud gespeichert bzw. dort als Backup gesichert. Das wäre auch bei uns der Fall. Diverse Unterlagen (Due Dilligence Informationen bei Unternehmenskäufen etc.) sollen lokal aufliegen. Ich verstehe aber, dass ohne Raid-Lösung die Gefahr des Datenverlusts vorhanden ist.

Ich weiß noch nicht, ob ich das mit der Mailkommunikation richtig beschrieben habe. Wir haben aktuell 4 Mail-Adressen (pro Person eine und dann eine Office-Adresse), welche @firmenname.ch stehen haben. Beispiel: wären wir Red Bull hieße die Mailadresse vilden@redbull.ch. Aktuell wird unsere Domain und Mail-Kommunikation per upc.at (oder upc.ch - bin grad unschlüssig) gehostet. Häufige Fehlermeldungen sind derzeit das Problem und eine performantere Lösung wäre nötig. Archiverstellung von Mails usw. ist natürlich auch wichtig.

Wenn ich das richtig verstehe, kann es durchaus zu Problemen zwischen Apple-Produkten und diversen anderen Apps kommen (Beispiel Synology-App). Mein Chef wird sich niemals mehr auf Windows einstellen, von daher muss ich mir eine Gesamtlösung suchen, die vollends, ohne viel tamtam, mit Apple funktioniert. Bei Office365 und OneDrive habe ich keine Probleme. Meine privat am Windows PC abgelegten Dokumente kann ich per OneDrive-App auf meinem iPhone abrufen. Per Excel fürs iPhone kann ich auch auf die ganzen Excel-Dateien zugreifen.

Mein Chef ist es natürlich gewohnt, dass bei Apple alles zick zack easy funktioniert. Das ist meine bisherige Erfahrung auch gewesen. Aber ich bin bei euch, aufgrund diverser Aspekte (Sicherheit, Auslagerung) macht es eigentlich keinen Sinn, irgendwas lokal zu betreiben. Ich muss noch etwas Überzeugungsarbeit leisten.

LG
Vilden

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Mach bitte deinem Chef klar das firmenmäßig ein eigener Mailserver keine Bagatelle ist.
Redundanz, USV, Updates, Backup!!!!, Firewall (falls nicht schon vorhanden), Migration auf die nächste Mailserver-Version, da steckt ein haufen Arbeit und KnowHow dahinter.
Er soll mal seinen Kumpel fragen was bei einem Stromausfall passiert. Werden die Mails noch angenommen oder bekommen die Kunden einen Fehlermeldung beim Mailversand?

Office365 ist bereits relativ ausfallsicher und für Backups ist auch gesorgt. Die Userverwaltung ist sehr einfach.
Der Mac hat damit auch keine Probleme. iCloud würde getrenn vom Onedrive auch problemlos funktionieren.

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

IT im professionellen Umfeld sollte von echten Profis konzipiert und betrieben werden. Klar kann man als interessierter Schrauber eine Lösung zusammenbasteln, machen wir ja alle zu Hause. Das sind aber unsere Daten und unser privates Risiko.

Backup, Datensicherheit, Datenschutz etc. das ist alles kein Problem, bis es zu einem Incident kommt. Wer löst das dann? Wer steht gerade, wenn Schadensersatzforderungen auf die Firma zukommen?

AW: Eigener Server für Domain, Emails, Archiv usw. - bin völlig blind

Und wer zahlt das Lösegeld wenn Locky zuschlägt ^^